Rangkuman semua bab dari materi 1-12

Rangkuman semua bab dari materi 1-12

1.Pengenalan Manajemen

Pengertian Manajemen

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Pengertian menurut beberapa ahli:

Mary Parker Follet

berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi

.

Ricky W. Griffin 

mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,  pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.

Pengertian Proyek

Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik.Proyek berakhir ketika tujuannya tercapai, atau proyek telah diakhiri. Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu singkat atau lama untuk diselesaikan

Manajemen Poyek

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

2. Konteks Manajemen Proyek dan TI

Sistem metodologi pengembangan (SDLC, membuat prototip, RAD, pembelian siklus hidup) yang dibahas di dalam chapter sebelumnya adalah suatu pendekatan untuk mencapai suatu solusi teknologi informasi. manajemen proyek adalah aplikasi dari metodologi ini dan pengetahuan lain, ketrampilan, perangkat, dan teknik untuk aktivitas proyek.

Meskipun proyek berubah-ubah menurut ukuran, ruang lingkup, durasi waktu, dan keunikan, beberapa proyek mengacu pada tiga karakteristik siklus hidup:

1. Tingginya risiko dan ketidak pastian saat memulai proyek tersebut.

2. Tingginya kemampuan dari pemegang saham untuk mempengaruhi keperluan produk dan biaya proyek saat memulai proyek tersebut.

3. Rendahnya biaya dan mutu yang disusun saat memulai proyek dan tingginya biaya akhir proyek ke depan, dan mereka menurun dengan cepat sebelum proyek tersebut berakhir.

Ahli manajemen proyek juga membedakan antara manajemen proyek dan manajemen program. Manajemen program secara khas mengacu pada suatu karya jangka panjang dalam menyusun berbagai proyek.

Dalam beberapa hal, “kantor program” mungkin dibentuk untuk memastikan bahwa proyek individu dikoordinir dengan proyek lain yang sedang dilaksanakan di dalam organisasi yang sama, seperti halnya meyakinkan keuangan dan sumber daya manusia mempengaruhi program secara keseluruhan.

Manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. 

3. Grup proses manajemen proyek

Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses. Dalam Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :

a. Inisiasi

Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

b. Perencanaan Proyek

Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati. Sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat. Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek

c. Eksekusi

Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar.Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.

d. Kontrol

Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

e. Akhir

Melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

4.Proyek Manajemen Intgrasi

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan antara tujuan dan alternatif  untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder. Sementara semua proses manajemen proyek yang integratif sampai batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan integratif yang utama.

mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Sementara semua proses manajemen proyek yang integratif sampai batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan integratif yang utama

 1. Pembangunan Rencana Proyek - mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten, dokumen yang jelas.

2. Pelaksanaan Rencana Proyek - melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan  yang termasuk didalamnya.

3. Control Perubahan Terintegrasi - mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.

5. Ruang Lingkup Manajemen

a.    Lingkungan Luar (Eksternal) terdiri dari :

Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio cultural (budaya), teknologi, dimensi internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi lingkungan alam.
Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.

b.     Lingkungan Dalam (Internal) terdiri dari :

•    Manusia (specialized dan manajerial personal).

•    Financial (sumber, alokasi, dan contol dana).

•    Fisik (gedung, kantor, dll).

•    Sistem dan Teknologi.

•    Sistem Nilai dan Budaya Organisasi.

6. Manajemen waktu

Adalah kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya (yang terbatas) untuk mencapai tujuan yang kita kehendaki. Untuk dapat memanajemen waktu yang tepat, kita harus cermat dalam mengatur porsi baik untuk beribadah (untuk Tuhan), untuk diri sendiri, untuk bekerja, bahkan untuk kegiatan sosial yang lain.

Untuk mengatur waktu kita dapat menggunakan cara – cara berikut        :

1.      Buatlah rencana harian .

2.      Diawali dengan menentukan prioritas

a. Penting mendesak

b. Penting tidak mendesak

c.  Mendesak tidak penting

d. Tidak penting, tidak mendesak

3.      Batasi waktu setiap pekerjaan

4.      Gunakan kalender dan tulislah semua pekerjaan .

5.      Deadline.

6.      Belajar berkata tidak.

7.      Tentukan target lebih awal.

8.      Atur reminder sebelumnya .

9.      Fokus .

7. Manajemen Biaya

Manajemen Biaya adalah sistem yang didesain untuk menyediakan informasi bagi manajemen untuk pengidentifikasian peluang-peluang penyempurnaan, perencanaan strategi, dan pembuatan keputusan operasional mengenai pengadaan dan penggunaan sumber-sumber yang diperlukan oleh organisasi.

Sistem Manajemen Biaya Didasarkan Atas Beberapa Konsep Dasar

·         Konsep Nilai Tambah

·         Konsep Akuntansi Aktivitas

·         Konsep Biaya Target

Pentingnya Manajemen Informasi Dalam Perusahaan

Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen.

Macam-macam Biaya

1)      Biaya Bahan Baku Langsung dan Tidak Langsun

2)      Biaya Tenaga Kerja Langsung dan Tidak Langsung

3)      Biaya Tidak Langsung Lainnya

4)      Biaya Tetap dan Biaya Variabel

5)      Biaya per unit (unit cost) atau biasa disebut biaya rata-rata (average cost)

8. Manajemen Kualitas

Adalah sekumpulan kegiatan manajerial  seperti merencanakan kualitas, mengorganisasi kualitas, mengkoordinasi kualitas, mengendalikan dan mengevaluasi kualitas yang dilakukan oleh setiap fungsi manajemen yang ada dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja dalam artian kualitas kerja. Sekumpulan kegiatan baru dapat dikatakan sebagai manajemen kualitas bila manajemen puncak menjadikan kualitas sebagai sasaran dalam rencana bisnis dan menjabarkannya dalam sasaran dan rencana tahunan yang tersosialisasi sampai tingkat pengambil tindakan.

Quality Planning

Berarti kemampuan untuk mengantisipasi situasi dan menyiapkan tindakan untuk membawa hasil yang diinginkan. Penting untuk mencegah cacat dengan:

·         Memilih bahan yang tepat.

·         Pelatihan dan mengindoktrinasi orang-orang dalam kualitas.

·          Perencanaan proses yang menjamin hasil yang sesuai.

Quality Assurance

Jaminan kualitas mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan memenuhi standar kualitas yang relevan untuk sebuah proyek.

Quality Control

Output utama quality control adalah:

·         Acceptance decisions

·         Rework

9. Manajemen Sumber Daya

Pengertian

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

B.   Pentingnya Project Human Resource Management

·      Karena HRM merupakan divisi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi dalam mengorganize  fungsi dari pada manajemen.

·      Sebagai alat strategi yang sangat penting, yaitu, HRM membantu organisasi agar tetap mempunyai keunggulan kompetitif.

·      Membantu untuk menguatkan. Maksudnya ialah Jika perform dari pada pelatihan pekerjaan tinggi maka akan meng-upgrade cara kerja dari individual masing-masing dan juga organisasi terkait.

C.     Keys to Managing People dan Motivasi

1)      Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

·         Persiapan

·         Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

·         Seleksi tenaga kerja / Selection

2)      Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

3)      Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

4)      kompensasi

5)      Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

10. Manajemen Komunikasi

Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan, Pengorganisasian, Penggiatan dan Pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan manajemen itu menjadi tiga tipe, yaitu:

·         Patrimonial Management

·         Political Management

·         Profesional Management

11. Manajemen Resiko

Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko. Proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan.

Klasifikasi Risiko

·         Risiko yang dapat diukur dan risiko yang tidak dapat diukur

·         Risiko financial dan risiko non financial

·         Risiko statis dan risiko dinamis

·         Risiko fundamental dan risiko khusus

·         Risiko murni dan risiko spekulatif

12. Manajemen Pengadaan

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”

   

       Tahapan Manajemen Pengadaan

·         Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan

·         Perencanaan kontrak kerja sama

·         Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan

·         Perencanaan kontrak kerja sama

Pentingnya Outsource

·         Untuk mereduksi biaya

·         Agar organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya

·         Mempermudah akses keterampilan dan teknologi

·         Memberikan fleksibilitas

·         Meningkatkan akuntabilitas